Nhiều năm trước, nếu bộ phận nhân sự muốn lưu giữ hồ sơ điện tử cho nhân viên của họ thì lựa chọn duy nhất của họ là hệ thống nhân sự, được lưu trữ tại chỗ và có thể truy cập được đối với một số quản trị viên nhân sự được chọn.
Ngày nay, các hệ thống quản lý nhân sự có sẵn trên Cloud và có thể được nhân viên truy cập an toàn thông qua internet. Điều này đã làm giảm đáng kể các rào cản đối với việc áp dụng, tuy nhiên, nhiều công ty vẫn quản lý lực lượng lao động của họ với một hệ thống bảng tính, tài liệu và ghi chú sau đó. Vậy chính xác những lợi ích của việc sử dụng một phần mềm nhân sự để giúp quản lý nhân viên của bạn là gì?
Hiệu quả quản trị
Nếu bạn có hơn vài chục người làm việc cho bạn, điều đó có thể trở thành cơn ác mộng hành chính theo dõi thông tin nhân viên cơ bản nếu bạn chỉ dựa vào một hệ thống dựa trên giấy.
Những câu hỏi đơn giản như ‘Tôi đã nghỉ bao nhiêu?’ và ‘Tôi có thể có một bản sao của 3 lần thanh toán cuối cùng của mình không?’ trở nên cực kỳ tốn thời gian.
Giảm chi phí
Ngoài các chi phí ít hữu hình như hiệu quả hoặc năng suất, một hệ thống nhân sự tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền thật. Một điểm chuẩn điển hình cho số lượng nhân viên nhân sự toàn thời gian làm việc cho một công ty là 1 nhân sự chuyên nghiệp trên 100 nhân viên.
Với một số giải pháp phần mềm, tỷ lệ này xấp xỉ 1 nhân sự chuyên nghiệp trên 140 nhân viên, nghĩa là một công ty gồm 280 nhân viên yêu cầu một nhân viên toàn thời gian ít hơn chỉ đơn giản là quản lý dữ liệu lực lượng lao động của họ, giúp giảm chi phí hàng chục nghìn bảng mỗi năm.
Truy cập thông tin
Nếu bạn dựa vào bảng tính và tài liệu để theo dõi dữ liệu nhân viên, bạn sẽ tạo ra các kho thông tin. Rõ ràng bạn cần tính đến độ nhạy và bảo mật của dữ liệu bạn nắm giữ, nhưng bằng cách truy cập đúng người thông qua hệ thống nhân sự trung tâm, bạn đang cho phép nhiều người sử dụng tốt dữ liệu bạn nắm giữ.
Phân tích dữ liệu và các quyết định có hiểu biết
Thu thập dữ liệu mở ra các cơ hội phân tích sẽ hỗ trợ bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Ví dụ, bạn có thể phát hiện ra rằng một bộ phận có tỷ lệ thay đổi nhân viên đặc biệt cao. Tại sao vậy? Có phải tất cả các máy chủ đều làm việc cho cùng một người quản lý? Người quản lý đó là ai? Họ có cần đào tạo không?.
Ai là người thực hiện bán hàng hàng đầu của bạn? Đặc điểm của họ là gì? Có phải tất cả họ được tuyển dụng từ cùng một nơi? Họ có làm việc cho cùng một người quản lý không? Tất cả họ đã tham dự một khóa đào tạo cụ thể? Nếu bạn thu thập dữ liệu, bạn có thể thẩm vấn nó và sử dụng phân tích đó để thông báo quyết định của mình. Nỗ lực cần có để có được cái nhìn sâu sắc tương tự bằng cách sử dụng một hệ thống dựa trên giấy chỉ đơn giản là làm cho loại phân tích này không khả thi.
Giao tiếp đã cải thiện
Hầu hết các hệ thống nhân sự sẽ bao gồm một thư mục nhân viên. Mặc dù nhân viên có xu hướng làm việc với cùng một người và do đó, có thông tin liên hệ của họ, thường thì công việc của họ đòi hỏi phải tiếp cận với các đồng nghiệp bên ngoài bộ phận trực tiếp của họ. Nếu tất cả thông tin liên lạc này được lưu trữ trong tủ hồ sơ, nó sẽ làm chậm quá trình liên lạc.
Các hệ thống nhân sự cung cấp quyền truy cập thông qua trình duyệt di động hoặc ứng dụng chuyên dụng đặc biệt hữu ích cho những nhân viên dành nhiều thời gian trên đường.
Giảm thiểu rủi ro
Trong trường hợp có tranh chấp pháp lý, làm thế nào bạn có thể chứng minh rằng một nhân viên đã nhận thức được một chính sách cụ thể hoặc được đào tạo về cách sử dụng một thiết bị cụ thể? Giao tiếp qua email là tốt nhưng không có gì lạ khi ai đó từ chối xem email.
>> Xem thêm: Những câu hỏi quan trọng trước khi chọn phần mềm quản trị nhân sự
Nhiều hệ thống nhân sự ngày nay cung cấp một cơ sở đọc và chấp nhận cung cấp một dấu vết giấy không chỉ cho thấy rằng một nhân viên đã được gửi một tin nhắn cụ thể mà họ cũng đã chấp nhận nội dung của giao tiếp.
An ninh và khắc phục thảm họa
Bảo mật dữ liệu của bạn là một điều nhưng điều gì xảy ra nếu có hỏa hoạn hoặc lũ lụt và bạn không thể truy cập vào các văn phòng trong một thời gian? Mọi người vẫn sẽ được trả tiền nếu tất cả thông tin bảng lương của bạn được lưu trữ trên trang web? Hầu hết các hệ thống nhân sự sẽ kết hợp các tính năng khắc phục thảm họa như được lưu trữ trên các máy chủ được nhân đôi và giữ các bản sao lưu cơ sở dữ liệu tại các vị trí riêng biệt an toàn cho phép hệ thống được khôi phục cực kỳ nhanh chóng ngay cả trong những thảm họa thảm khốc nhất.
Hệ Thống Quản Lý Nguồn Nhân Lực 